Hari ini, 31 Agustus 2009, saya menyempatkan diri untuk mengurus visa ke Jepang, tentu saja di Kedutaan Jepang di dekat bundaran HI, Jakarta. Definisi Visa itu sendiri adalah sebuah rekomendasi yang diberikan kepada warga negara asing untuk dapat masuk ke negara Jepang dan  bukan berarti izin mutlak atau jaminan untuk dapat masuk ke negara Jepang. Keputusan terakhir untuk dapat masuk atau tidak ke negara Jepang akan diberikan oleh pihak Imigrasi Jepang pada saat mendarat di Jepang. Loket proses pembuatan visa Jepang ini terdapat di lantai dasar (lantai 1), belok kiri setelah pintu masuk Kedutaan Jepang, kita tinggal menekan mesin otomatis untuk mendapatkan nomor antrian ke loket pembuatan visa, jadi bersiaplah menunggu dengan sabar.

Seperti ketentuan yang tertulis dalam situs kedutaan besar Jepang di Jakarta, (http://www.id.emb-japan.go.jp/visa.html) untuk mendapatkan visa ke Jepang, ada beberapa persyaratan yang harus dipenuhi, antara lain :
1. Datang pada jam pembuatan visa, yaitu setiap hari kerja pada jam 8.30 – 12.00 WIB ( siang harinya merupakan jam pengambilan visa). Proses pembuatan visa Jepang ini biasanya berkisar 4 hari kerja. Pembuatan visa hari Senin akan selesai pada hari Kamis, pembuatan visa hari Selasa akan selesai pada hari Jumat. Terutama bila kita berasal dari luar kota, rencanakanlah dengan baik kapan harus datang ke Kedutaan Jepang untuk mendapatkan visa.
2. Siapkan dokumen2 dengan baik, contohnya apabila ingin mendapatkan Visa Belajar, maka akan dibutuhkan 4 macam dokumen yaitu, a.Paspor asli ; b. Fotocopy KTP ; c. Certificate of Eligibility — asli dan fotocopy ( diberikan kepada kita dari universitas di Jepang tempat kita akan belajar nanti) ; d. Formulir pengajuan visa beserta pas foto (4,5 cm x 4,5 cm) yang harus ditempel di formulir tersebut ( formulir dapat diunduh disitus Kedutaan Jepang).
3. Bayar biaya Visa tentunya, single Rp 270.000 ; multiple Rp 540.000.  Selesai !! visa siap diproses dan diambil 4 hari kemudian ditempat yang sama. =)

Kira-kira itulah yang saya lakukan untuk mendapatkan visa Jepang saya untuk yang pertama kalinya pada bulan September 2008, sudah setahun lalu, untuk program pertukaran pelajar ke Universitas Oita, Jepang (saya tidak dapat full beasiswa, cuma disubsidi oleh pihak kampus Oita). Pada tahun 2009 ini, setelah saya mendapatkan beasiswa monbukagakusho untuk melanjutkan studi S2 ke Universitas Osaka, saya mengira proses pembuatan visa akan sama persis seperti tahun lalu, rupanya ada yang berubah, yaitu semua penerima beasiswa Monbusho / Monbukagakusho diharuskan melapor terlebih dahulu ke Bagian Pendidikan di dalam perpustakaan Kedutaan Jepang (lantai 2, lalu belok kiri). Mengapa ada perlakuan yang berbeda bagi penerima beasiswa untuk mendapatkan visa Jepang ?! Tampaknya pihak Kedutaan Jepang ingin mendata orang-orang yang telah menerima beasiswa dan memberikan kemudahan untuk mengurus Visa bagi mereka ! Mengapa mudah, ya karena kita akan dibuatkan formulir pengajuan oleh mereka, jadi sudah dipastikan tidak ada kesalahan data dalam mengisi Formulir Pengajuan Visa di lantai dasar ( lt.1) !

Akan tetapi, Bagian Pendidikan juga meminta kita menyediakan beberapa dokumen khusus bagi penerima beasiswa U to U ini, antara lain :
1. Fotocopy Formulir Monbusho / Monbukagakusho secara lengkap. Jika kita pernah mendaftarkan diri untuk mencoba mendapatkan beasiswa ini, pastilah kita pernah mengisinya secara lengkap, termasuk dokumen Research Study Plan, maka simpanlah arsip2 ini dengan baik. Tips: Simpanlah e-dokumen (file2) yang terkait usaha kita untuk Jepang (ijazah, transkip, formulir2, dokumen2 essay, dsb) dengan rapi dalam komputer kita. Disaat kita membutuhkannya, kita bisa segera mencetaknya (print) dan membuat kopiannya (fotocopy).
2. Fotocopy Ijazah dan Transkip nilai DALAM BAHASA INGGRIS. Dokumen2 dalam bahasa Inggris ini bisa kita minta secara resmi pada universitas kita masing-masing. Ada baiknya kita mempersiapkannya jauh2 hari sejak kelulusan kita.
3. Fotocopy KTP dan pas foto ( 3 x4 selembar, 4×6 selembar).
4. Untuk jaga2, bawa saja dokumen2 yang terkait dengan beasiswa Monbusho / Monbukagakusho ini, seperti Certificate of Acceptance / Eligibility yang asli ( beserta fotocopyan).

Maka, Bagian Pendidikan akan memproses dokumen2 kita dan akan memberikan dokumen2 yang dibutuhkan untuk mengurus visa di Loket Visa di lantai dasar (lt.1), FOR FREE !! ( Visanya 100% gratis, jadi jangan khawatir tentang dana).

Begitulah proses pengambilan Visa di Kedutaan Jepang apabila kita termasuk penerima beasiswa Monbusho / Monbukagakusho U to U. Hari ini saya sempat melihat didalam bilik Bagian Pendidikan Kedutaan Jepang, untuk keberangkatan tahun ini, terdapat 79 orang dari berbagai perguruan tinggi di Indonesia untuk keberangkatan Oktober 2009 ( Mahasiswa penerima Beasiswa U to U umumnya berangkat untuk hadir pada semester Musim Gugur / semester mulai dari bulan Oktober). Universitas yang dituju pun beragam, ada yang ke Tokyo University, Osaka , dsb..

Masing-masing berangkat untuk memenuhi impiannya. Selamat berjuang !